眾所周知，郵件系統(tǒng)是企業(yè)信息化過(guò)程中不可或缺的通訊軟件，一般企業(yè)可采取自建、租用、云端部署等多種方案，無(wú)論采取哪種方案，使用郵件系統(tǒng)為企業(yè)員工以及外部客戶提供電子郵件通訊服務(wù)是其基本功能。近年來(lái)，信息化技術(shù)的出現(xiàn)，助力企業(yè)郵件管理更為簡(jiǎn)潔、高效，也實(shí)現(xiàn)了企業(yè)要求的個(gè)性化功能等需求。

本文以勤哲Excel服務(wù)器為例，簡(jiǎn)述該系統(tǒng)在郵件管理中的應(yīng)用。

一：配置ES的郵件通知的郵件服務(wù)器設(shè)置

上圖是一個(gè)配置樣例，客戶可以配置自己的郵件服務(wù)器設(shè)置。配置好后，點(diǎn)擊測(cè)試按鈕，

彈出“測(cè)試成功”代表配置正確，下圖所示

二，應(yīng)用場(chǎng)景

1、工作流相關(guān)節(jié)點(diǎn)的提醒：

工作流相關(guān)節(jié)點(diǎn)的郵件提醒包括以上的三種類型：

1）待辦事宜郵件通知

2）到期提醒郵件通知

3）辦理完成郵件通知

現(xiàn)以類型1，“待辦事宜郵件通知”為例，舉例說(shuō)明

如圖的審批節(jié)點(diǎn)，點(diǎn)擊執(zhí)行權(quán)限頁(yè)簽，我們看到該節(jié)點(diǎn)的辦理的角色是銷售部長(zhǎng)， 因此，我找一個(gè)具備銷售部長(zhǎng)這個(gè)角色的人員，給他的人員屬性里填上他的郵箱。下圖所示：

準(zhǔn)備好以上的基本設(shè)置后，來(lái)填一張訂單模板，流轉(zhuǎn)到肖部長(zhǎng)審核，看看能否收到郵件通知

填報(bào)保存以上表單。

如圖，肖部長(zhǎng)的郵箱，收到了來(lái)自交辦人admin發(fā)來(lái)的工作流待辦的提醒。

如果你的智能手機(jī)上有你的郵箱的APP，或在騰訊TIM上綁定了你的郵箱，你也會(huì)手機(jī)上收到郵件提醒，并能打開(kāi)看到該郵件。

有的客戶說(shuō)，嗯，有待辦事宜能通過(guò)郵件收到提醒。如果是有一項(xiàng)工作，它有完成時(shí)限的要求，比如某項(xiàng)工作給某個(gè)人去辦理，需要他在3天以內(nèi)完成，有待辦事項(xiàng)的時(shí)候通過(guò)以上的功能可以通知到這個(gè)人，但他忘了，能不能在到期前某個(gè)時(shí)間點(diǎn)再提醒下他，以提醒這個(gè)人辦理。

這個(gè)問(wèn)題就涉及到了類型2的工作流提醒：即“到期提醒郵件通知”

設(shè)置如下：

點(diǎn)擊工作流相關(guān)節(jié)點(diǎn)的屬性，點(diǎn)擊【完成時(shí)限】頁(yè)簽，做如上的設(shè)置。

怎么樣，您讀懂了以上的設(shè)置嗎？

這不需要模板設(shè)計(jì)者有編程的知識(shí)，你只需要了解自身的業(yè)務(wù)邏輯就行。

有的客戶又說(shuō)，那如果到了期限后這個(gè)人還沒(méi)有辦理，能不能自動(dòng)提交？

答案是：也可以！

看上圖的下方有個(gè)選項(xiàng)“到期后自動(dòng)提交，請(qǐng)?jiān)谟行^(qū)域選項(xiàng)卡中輸入自動(dòng)提交所需要填充的數(shù)據(jù)項(xiàng)內(nèi)容。”

這個(gè)選項(xiàng)就是用來(lái)干這個(gè)的。

再看類型3“辦理完成郵件通知”

舉個(gè)例子，比如，“訂單”這個(gè)模板填報(bào)后，工作流到了“銷售經(jīng)理”這個(gè)角色進(jìn)行審核。這個(gè)待辦的“審核”節(jié)點(diǎn)是“搶先式”。而銷售經(jīng)理這個(gè)角色，可能不止一個(gè)人，比如他有兩個(gè)或多個(gè)人。 那么當(dāng)這兩個(gè)或多個(gè)人同時(shí)收到了同一個(gè)待辦，有一個(gè)完成審核任務(wù)后，郵件會(huì)把完成審核的通知推送到其他銷售經(jīng)理，以提示其他銷售經(jīng)理，不用辦理了，XXX已經(jīng)辦了。

好了，工作流的郵件推送基本上已經(jīng)說(shuō)完，大家去試一下，就明白了。

需要有一點(diǎn)補(bǔ)充的就是，郵件提醒的內(nèi)容也是可以自定義的

點(diǎn)擊…進(jìn)行郵件主題或郵件正文的自定義，不再贅述！

2. 表間公式里的回寫（新建郵件）的應(yīng)用

還是舉個(gè)例子說(shuō)，假如上圖所示是采購(gòu)訂單。圖中的E-mail 填寫了供應(yīng)商的電子郵件地址，客戶想要在填報(bào)本公司如上的采購(gòu)訂單后，直接把該采購(gòu)訂單通過(guò)郵件的附件形式發(fā)給供應(yīng)商。供應(yīng)商在收到郵件后，按照訂單進(jìn)行發(fā)貨。

這就用到了表間公式里“新建郵件”公式的應(yīng)用。

新建如圖所示的新建郵件表間公式

注意下圖所示的勾選

勾選以上選項(xiàng)。如果不想讓對(duì)方看到訂單的某些字段值，可以勾選“在表單附件文件中僅部分字段內(nèi)容可見(jiàn)”，然后選擇可見(jiàn)的內(nèi)容，好了，設(shè)置好后，我填報(bào)一張采購(gòu)訂單，如下圖：

沒(méi)錯(cuò)，假如我這個(gè)E-Mail地址就是供應(yīng)商的，填報(bào)后，保存。為了展示更清楚，我用電腦打開(kāi)該郵件，展示給大家：

注意，里面的郵件標(biāo)題和郵件內(nèi)容都是我自定義的，你也能。

下載郵件附件的excel表格，打開(kāi)如下：

以此類推，你可以想象更多的場(chǎng)景，結(jié)合自身的業(yè)務(wù)需求。 比如，客戶購(gòu)買你的產(chǎn)品，做出庫(kù)單后，自動(dòng)通過(guò)郵件通知客戶他要的貨已出庫(kù)，該如何設(shè)置呢？不妨自己試試看！

3. 自定義查詢里的郵件推送

設(shè)置如上圖所示，這個(gè)我就不再舉例了。可以放飛我們的想象。

總結(jié)

回到題目，我確實(shí)覺(jué)得ES的郵件推送真是妙不可言，成本低，性價(jià)比高。員工生日祝福？郵件推；保險(xiǎn)行業(yè)的客戶保險(xiǎn)到期了，推；銀行的信用卡還款時(shí)間到了，銀行推；要采購(gòu)了，推；出庫(kù)了，要告知客戶，推......，客戶的智慧是無(wú)窮的，想到什么就推什么!

最后，把我自己推給您，有任何問(wèn)題，歡迎進(jìn)一步溝通！

小結(jié)：

勤哲Excel服務(wù)器中的信息化技術(shù)對(duì)郵件管理系統(tǒng)的幫助，取代傳統(tǒng)紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)的工作模式，嚴(yán)格遵循公文管理制度，實(shí)現(xiàn)了全單位電子公文的上傳下達(dá)和智能流轉(zhuǎn)，為企業(yè)打造了靈活可擴(kuò)展的郵件高效流轉(zhuǎn)模式，也為電子文檔統(tǒng)一管理奠定了信息化基礎(chǔ)。勤哲Excel服務(wù)器實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的郵件移動(dòng)端辦公入口的同時(shí)，協(xié)同事項(xiàng)建立、處理、報(bào)表、通訊錄等功能，實(shí)現(xiàn)跨地域、跨組織、跨業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)數(shù)字化辦公業(yè)務(wù)協(xié)同。

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